帶著主管去旅行-安排商旅經驗分享

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突發奇想分享「如何安排商務旅行」這樣的主題,可能是因為自己有過旅遊業行銷的工作背景。一群人的商務旅行比一個人單飛來的複雜,當有突發狀況和衝突發生時,處理的難度也高出許多。好的商務旅行,有助於了解市場、增廣見聞、維繫客戶信任度、增進同事情誼,但壞的商務旅行就以上皆非。實際上要搞砸商旅沒有想像中困難,如果需要一份養家餬口的薪水,還是多方學習吸收經驗比較安心。以下分享自己的心得,希望有助於需要的朋友參考。

 

01.做最好的準備

關於這點,可能馬上有資深前輩跳出來說,他可以在短短一個小時搞定十人的商務旅行。嗯!這就是所以您是前輩的原因,請您先到旁邊沙發區喝茶。這裡是菜鳥之間的求生分享!

言歸正傳,出發前,記得給所有主管商務拜訪的行程表,即便行程上每個拜訪對象都是主管們確認過的,也還是要發一份正式行程表。因為當印成白紙黑字的時候,主管們才會認真看,或者更高階的主管此時才會提出意見。即便看了可能又要調動,但事前調動比當場的驚喜還是好點。

給主管的行程表不要囉嗦。一張A4,表格條列每天行程、參訪對象、拜會主管的姓名和抬頭、點到點的交通時間和交通方式等。同樣的一份,商旅負責人手邊要有個完整版本,包含對方公司地址、聯絡窗口的電話等,或者要注意的眉角(如對方老總愛抽煙但自己的老闆不抽煙,事前確認開會時要在禁煙區就很重要)。

完整版本的重要性在於,許多高階主管即便行程表拿在手裡還是很習慣問商旅負責人,等下要去哪裡?要多久?對方主管姓什麼?當然,你可能會在心裡碎念:「喂~是不會自己看喔?」但事實上,你需要在幾秒內展現最專業的態度,快速回答以上的問題。如果你有個記性不好的小腦袋跟我一般,誠心建議事前花個10分鐘整理一份商務旅行完整版,會讓老闆覺得你是個頭腦清楚的員工。

為何行程表要標註點到點的移動時間,因為商務旅行時間都很緊迫,有標註時間的好處,是大夥會自行判斷要不要上廁所要不要買東西吃要不要吃暈車藥等瑣事。否則就等著所有人不斷問你,「還要多久?」相信我,那會很煩人。當然,你寫了,還是會有人問。

至於對從沒去過的陌生城市如何估算點到點的移動時間?拜託!我們有宇宙無敵的Google大神,沒在怕的啦!

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02.做最好的溝通

商務旅行最大重點就是拜訪客戶或供應商,確認雙方的期望和共識就很重要。假設你的主管希望聊降價空間,但對方以為要聊新產品,開會就失去意義,更糟的狀況就是傷了和氣。跟接應窗口溝通清楚開會議題是很重要的一件事情,如果商務旅行有大老闆同行,這點更重要,因為大老闆往往不愛浪費時間。溝通又分為公司內部的溝通和對客戶的溝通。

如果事先已知道開會時可能會碰撞出火花,建議在某種程度上,先思考或和主管討論接下來的因應對策。

有個實際例子分享:某次商務旅行前我大概得知A客戶合作意願很低,畢竟只是猜想,也不能就不去開會,於是事先和主管取得共識,如果客戶當場拒絕那接下來合作方向要怎麼走。事先的溝通幫這次會議做了很好預防。雖然當下客戶不配合,但我們也沒有因此受牽制,反而引導客戶往我們希望的合作方式走。

對客戶的溝通,尤其是你很希望能和對方做生意時,就要幫助對方在開會中有最好的準備。例如,你知道公司內部對產品技術有很多疑慮,就務必請對方安排熟悉技術的專業工程師在場。絕對不要只讓對方的高階主管憑著印象回答細微的技術問題,一來正確性有待商確二來對方的回答可能不是你要的。

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03.該吃飯就吃飯

商務旅行通常時間緊湊,最被容易犧牲的就是吃飯時間。個人強烈建議,吃飯皇帝大,時間到了就吃飯吧!因為一夥人當中,總會有人因為沒吃飯就血糖低,血糖低就心情不好,心情不好講話就大聲….,接下來不用猜也可以知道會發生什麼事。尤其在陌生城市,錯過吃飯時間後,要花更多時間找餐廳,也因為過了用餐時間,可以選擇的餐館不多。於是你可能花二小時餓著肚子心情不好又找不到停車位後吃到一碗又貴又難吃的陽春麵,有沒有那麼慘?可能性絕對是有的。

如果沒有餐廳即使吃便當,用餐時間至少抓40分鐘,讓大家可以消化一下胃裡的食物,上上廁所,買杯咖啡或者發發呆。相信我,所有的人都會為此感謝你。IMG_0001_1  

 

04.花多少錢是門藝術

商務旅行一定會花錢,但要花多少錢就是門藝術。根據小小的觀察,白手起家的老闆通常都很省錢,捨得花錢的通常都不是經營者。沒有一個老闆喜歡自己的員工奢侈亂花錢,所以商務旅行力求用最小的錢創造最大的利益。除非有特別要求,住宿以乾淨舒服和價廉物美為主。交通能省就省,別人可以接送的就不用自己坐計程車。吃飯只求衛生和飽食,不求味道好不好(有能力兼顧就是您對品味的堅持了)。

信用卡能用到的免費升等升級各項優惠全都不要錯過,當老闆坐在商務車廂卻發現只花了經濟車廂的價格,他會認為你是個值得信任的員工。不過,也不要為了省錢浪費太多時間,因為商務旅行的時間比錢更寶貴,這中間的取捨建議就要多請教同事意見了。

不用刻意省錢的例外就是晚餐;無需再趕行程,可以坐下來放鬆吃頓飯聊聊天。有時大老闆吃飽飯心情好,同時講講他對公司的遠景規劃或個人家庭的趣事。因此,找間好餐廳是必要的。建議在下榻飯店附近事先找好1~2家評價不錯的餐廳備用,不要太新潮或者大排長龍的,最好是食物美味用料實在環境舒適不吵雜。

點菜的工作通常都由商旅負責人打理。根據前輩傳授秘技:先研究好一份可飽食、價格合理的美味菜單。現在是網路時代,舉凡世界各地多的是網友分享餐廳菜單或品嚐心得,參考別人的分享,事先選好該餐廳好吃又經典的菜色並不難。所以當主管們把點菜這件事情交給你時,就可以快速點好可吃飽又美味的經典菜色,當場再讓同事或主管各隨心意來加菜。

至於花多少錢吃一頓晚餐,最好請教同事們過往先例,不要隨意超出預算太多。點菜點的好,大家吃的開心,聊的開心,結帳的時候發現物超所值價格不貴就又更開心。負責商旅的你,留下一個好名聲,當晚就能安心的回飯店睡個好覺。

 

05.有備無患

帶充電器、備一顆電源、多準備點名片、帶把傘、感冒藥頭痛藥….。這些看似不起眼的小事,當出門在外時就變成大事。有備而無患,只要不把整個家帶出門,保持商務旅行可快速移動的精簡原則,應該都是OK的。如果是超過三天以上的商務旅行,建議帶兩雙鞋,一雙正式一雙可略為休閒。以防遇到下雨或鞋子壞掉時,還有一雙鞋備用。多帶一個可摺疊的大袋子是必要的。商務旅行的過程常容易帶回許多有趣的東西,有時是日後不會再看的目錄、有時是重達幾公斤的樣品,大袋子永遠是好朋友!

 

06.保持淡定和好心情

商旅負責人某種程度跟出團導遊差不多,除衛生紙沒了馬桶塞住護照掉了不干你的事外,大小事情通管。而且事後也不能分紅抽成。

有功勞當然是主管領導有方,功績算不到頭上。有過錯當然一定是自己的錯,主管有說過是自己沒帶耳朵沒認真聽。能事先提升心理素質認清真相,有助於小浪不慌大浪不驚。抱持服務公司關懷同事的心情,將大夥順利領出門平安帶回家,也是學一堂千金不換的寶貴工作經驗!

往好處想,當真搞砸了商務旅行,轉行去做導遊也是行的。

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(本文與今周刊網站-部落格專欄合作)

 

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